De digitale boekhouding: een nieuwe rol voor boekhouders/accountants en fiscalisten?

Wij waren jarig deze week!  In het licht van ons 10-jarig bestaan blik ik terug naar wat was en al voorzichtig vooruit naar wat komen zal, in zoverre we dat kunnen in deze VUCA-tijden waarin snel schakelen opportuun is. Maar dan hoor / lees je dat ook wel weer!  

I. Ook wij cijfervreters moeten durven omgaan met disruptie

Tien jaar geleden zag het boekhoudlandschap er erg anders uit dan vandaag. “Boekhouder zijn” betekende vaak slechts in 2e instantie digitaal werken, vertrekkende van mappen vol facturen. De afgelopen 10 jaar is digitalisatie en automatisatie echter ook in de wereld van de fiscaliteit binnengeslopen. Als zaakvoerder van Fiscadvies verwelkom ik disruptie – het gaat hand in hand met onze filosofie van kort op de bal te willen spelen. Programma’s die boekhoudkundige verwerkingen automatiseren en stroomlijnen? Vanzelfsprekend in ons kantoor! Ook en zeker in onze sector – accountancy en fiscaliteit – is het fenomeen disruptie dus alom aanwezig.
 
And we love it!
 
Meer en meer ondernemers willen niet meer betalen voor diensten die gerobotiseerd of automatisch kunnen gebeuren; men wil constante monitoring en proactief advies in diverse domeinen. Dat advies moet bij voorkeur gegeven worden via verschillende kanalen: de ene klant wil een persoonlijk gesprek, de andere wil via chat de zaken overlopen en nog een andere wil een Skype of Google Hangout- gesprek voeren waarbij schermen kunnen worden gedeeld. Een “gewone, stoffige” boekhouder of cijfervreter heeft geen toekomst meer.
 
Een transformatie van boekhoudkantoren is in mijn ogen absoluut noodzakelijk om relevant en concurrentieel te blijven. Wij staan ten opzichte van de markt al erg ver in deze beweging – we hebben als pioniers immers 4 jaar geleden al de eerste stappen gezet:

1)  Onze digitalisering is compleet: wij gaan voor 100% paperless en gebruiken daartoe alle tools die wij daarbij nodig achten. AL onze klanten (en hier zijn wij zelfs uniek in) gebruiken onze digitale portalen Yuki en Clearfacts, afhankelijk van de noden van de klant zelf. Wij zagen digitalisering destijds als een opportuniteit en een marketing tool i.p.v. een torenhoog probleem. Net zoals dat voor de implementatie van de GDPR-wetgeving nu het geval is.
2)  1/3de van onze medewerkers werkt in de back office en zorgt voor een revisie van de dagelijkse verwerking van documenten die door de ondernemer worden opgeladen.  Zo kan de ondernemer erop rekenen dat hij/zij continu over de juiste cijfers beschikt.  
3)  2/3de van onze medewerkers is omgevormd tot of aangeworven als ondernemersbegeleider i.p.v. puur boekhoudtechnisch medewerker.
4)  Wij startten met het bevragen van klanten via regelmatige surveys om zo de NPS (Net Promotor Score) te meten: dat is volgens ons de belangrijkste score die een kantoor moet hanteren. Het begrip Customer centricity staat centraal in onze visie: wij zoeken geen klanten voor onze diensten, maar diensten voor onze klanten.
5)  Wij startten ook met het anoniem bevragen van onze personeelsleden om een zicht te krijgen over employee engagement, een topic waarover ik me bijschoolde in Londen. De app OfficeVibe maakt dit proces snel en doeltreffend. Ik geloof immers dat een goede employee engagement fundamenteel is om een Customer centric bedrijf te leiden. Weetje: wij zullen vermoedelijk in 2018 een traject rond participatief ondernemerschap opstarten om het employee engagement verder te verhogen.
 
Uiteraard verliep deze transformatie ook bij ons niet zonder slag of stoot: het is een compleet andere manier van werken en jammer genoeg niet voor elke medewerker weggelegd. Ik ben erg trots op mijn team omdat slechts 2 personen dienden te worden vervangen sinds onze transformatie. De overige medewerkers werden herschoold of hebben we door jobcrafting een andere taak kunnen geven.
 
Omdat wij bovenstaande transformatie nog niet voldoende vonden, lanceerden we “Grow, Grace!” in het licht van ons 10-jarig bestaan in 2018.

II. Ondernemen doe je door problemen te transformeren in opportuniteiten

Ons project “Grow, Grace!” is ontstaan vanuit de drang meer te willen betekenen voor een ondernemer; hetgeen we niet volledig in onze bestaande contracten met klanten konden verwezenlijken.  
Het verhaal was nl. niet altijd compleet: we leverden netjes pro-actief cijfers en advies aan en optimaliseerden fiscaal en sociaal, maar de “ondernemer” bleef naar mijn gevoel op zijn honger zitten. Bovendien was er ook het vrouwelijk ondernemerschap dat ik meer wilde ondersteunen, maar waarvoor ik niet de juiste tools had binnen de gewone accountancy-context. Vanuit deze gedachte zijn aan de slag gegaan om hier een nieuwe opportuniteit te vinden én uit te bouwen.
 

Wat zullen we precies doen bij “Grow, Grace!”? 

In co-creatie met andere ondernemers in diverse domeinen creëren we een community van ondernemers waarin:
1)  Mastermind sessies met max 8 deelnemers worden gehouden op regelmatige basis: een collega-ondernemer komt kort iets vertellen rond een hot onderwerp, zoals bv. lead generation of GDPR. Aansluitend is er een inspirerende brainstormsessie over datzelfde thema om samen tot inzichten en opportuniteiten te komen. We noemen dit “Inspiring Grace”.   Een community op facebook rond dit onderwerp staat in de steigers.
2)  Workshops worden gegeven door collega-ondernemers over diverse onderwerpen die de ondernemer kan ondersteunen, gevolgd door een netwerkreceptie.  Onderwerpen die reeds de revue passeerden: The 1 Page Strategy, “Hoe omgaan met wanbetalers”, Leadership through change e.d.m. telkens gegeven door een autoriteit in haar of zijn vak. We noemen dit “Blooming Grace”.
3)  We ondernemers ondersteunen door middel van een 1-jarig co-piloottraject.  De co-piloten zijn van diverse pluimage;  we bepalen aan welke specialisatie de klant het meest nood heeft. We zien dat dit een ongelooflijke win-winsituatie is: ook de co-piloot leert immers uit dit traject. We noemen dit “Unfolding Grace”


Wil jij graag deel uit maken van ons Grow, Grace! - verhaal?  Neem dan gerust contact op met onze Thomas, hij vertelt er je graag meer over (thomash@fiscadvies.be)