Een team op afstand: swipe jij rechts of links?

Eerlijk: ik zat nog nooit op Tinder.  Tussen ons gezegd en gezwegen: ik moest voor dit blogje zonet opzoeken of naar rechts swipen een “keeper” is of een “ditcher”.  Schamend, zou mijn dochter zeggen.  Do everyday one thing that scares you....E. Roosevelt.  Lessons learned.

Een team op afstand was voor mij voor corona al een keeper, maar de lockdown heeft mijn rechts swipen alleen maar vuriger gemaakt.  De aanval van Covid-19 bleek de deus ex machina voor een situatie die moervast zat: een aantal mensen werkte graag af en toe van thuis, maar het merendeel voelde meer voor een 100%-aanwezigheid op kantoor.  En dat veroorzaakte onderling af en toe wat « ruis » op de lijn: een schuldgevoel bij de thuiswerkers als ze thuis eens van hun computer weg waren, zelfs al was het gewoon om een obligaat plasje te doen, en een ietwat onrustig gevoel bij de kantoorwerkers.  Werken die collega’s thuis wel, mogen en kunnen we hen storen?

Omdat ik tijdens de lockdown een aantal collega’s zag floreren, ownership nemen, alleen maar goede dingen tout court, nam ik een korte survey af bij het team. Wat bleek?

• Remote werken leidt bij de meesten tot efficiënter werk, meer focus, een betere planning en een betere life-balance

• De grootste uitdaging van remote werken bleek de communicatie met de collega’s te zijn, de kinderopvang en het bewaken van de privé-werk-grens

• Collega’s gaven aan meer tijd te hebben om te bewegen (mijn stokpaardje), meer tijd te kunnen maken voor de kinderen en efficiënter te werken

• Het merendeel van de collega’s verricht deep work bij voorkeur ‘s ochtends

• E-meetings met klanten werd aan beide zijden verrassend positief ervaren

• Men wil vooral op vaste dagen thuis werken en een minimale aanwezigheid op kantoor afspreken

• Een dagelijks check-in moment is een must

• 91% zou het fijn vinden om af en toe te kunnen deconnecteren thuis, en aan focuswerk doen zonder afleiding (geen telefoons, chats, mails)

• 73% geeft er de voorkeur aan om interne besprekingen tussen collega’s in te plannen in de agenda en ad hoc vragen vermijden om afleiding te voorkomen

• Het merendeel vindt dat iemand die thuis werkt meer dan 50% van de tijd bereikbaar moet zijn voor collega’s, klanten en leidinggevenden

• 91% vindt het een goed idee om een teamcharter te maken rond remote werken

Zo gezegd zo gedaan: een teamcharter it is!  Op een week tijd rondde mijn team 2 enquêtes af en bundelde ze afspraken in ons 10-punten remote team charter.  Het scheelde natuurlijk wel dat we al voor corona met typische remote tools werkten zoals Teams, 3CX & Zoom, en boekhouden we digitaal met Yuki en Silverfin. 

Ik geef graag nog enkele tips mee die ik als belangrijk ervoer de voorbije dagen:

• Remote werken mag niet het doel op zich, noch een buitengewone situatie zijn.   Het samenwerken blijft hetzelfde, we  gebruiken wel andere of bijkomende tools.  

• We hebben de neiging om bijv teammeetings te zullen uitstellen tot iedereen wel eens een keertje op kantoor is.  Niet doen: meetings gaan gewoon door, de remoters volgen online mee.  Remote werken is wel degelijk werken maar via « distributed teams », naar het voorbeeld van Astrid Groenewegen van SUE Behavioural Design

• Maak duidelijke afspraken over welke communicatielijnen je wanneer wel, en wanneer niet gebruikt.  Wij geven momenteel de voorkeur aan asynchroon communiceren zodat er niet te veel afleiding is

• Zorg dat het team goed verbonden blijft: enkel e-peritieven zorgt niet voor een community-gevoel.  Wat voor ons wel werkt zijn chats via teams, onze whatsapp-groep enkel gebruikt voor niet-werkgerelateerde onderwerpen, ons FICA-moment op donderdag, en onze speeddating van 2x 5 minuten op vrijdag waar we gebruik maken van de WOL-methode: Working Out Loud.  Wat zijn je doelstellingen voor volgende week, wat ga je doen om ze te bereiken, wat zou je kunnen blokkeren?  Zelf probeer ik elke dag wel een paar mensen te spreken en challengen en checken we elke ochtend in via Agile Polly.

• Vertrouwen = key, ook onderling.  Meer dan ooit is ownership nemen een belangrijke KPI.  Werk dus rond die verantwoordelijkheid, zet duidelijke dagdoelen, delegeer met duidelijke verwachtingen.  Controleer niet op productiviteit (want dat houdt geen mens vol) maar op ownership.   Werk als als leider volgens het HEART-principe: be Honest, Ethical, Authentic, Responsible en Transparant (naar Rik Vera)

• Een charter is een ongoing process.  Onze wekelijkse teammeetings bevatten voortaan een nieuw agendapunt: evaluatie teamcharter remote werken.  We vragen de feedback van elkeen, en passen aan waar nodig.  Frustraties worden zo vermeden. Het charter-idee komt uit een boek waarvan ik de eer had het te mogen pre-lezen, en dat nog ergens dit voorjaar uitkomt.  "Voorbij Het Nieuwe Werken" van onder andere Annelies Boelaert, Vivianne Kock, Gerd Steegmans en andere auteurs.  Een aanrader als je je organisatie wil omtunen naar een future-proof werkomgeving.

• De lockdown is het  moment om af te geraken van achterhaalde processen en voorbijgestreefde KPI's: just do it!

Spar je graag eens over bovenstaande?  Stuur me gerust een mailtje!  carla@fiscadvies.be